21% das fraudes em empresas são em reembolsos de despesas: saiba como o compliance as evita

Todo tipo de fraude é prejudicial para as companhias. Independentemente do tamanho da empresa e da origem do erro, os níveis de prejuízo impactam os recursos financeiros e humanos.

Entretanto, são os reembolsos os grandes “vilões” da história quando o assunto é fraude corporativa.

Na verdade, a vilania está em quem não utiliza corretamente o recurso de reembolso corporativo ou na falta de auditoria das próprias empresas, que podem perder muito dinheiro pela falta de ferramentas e tecnologia adequadas.

Além de corresponder a 21% das fraudes empresariais, os problemas com reembolso custam bilhões aos caixas das companhias.

Segundo pesquisa realizada pela Chrome River, em 2016, as fraudes com restituição de despesas custaram 2,8 bilhões de dólares todos os anos às empresas norte-americanas.

Com fortes ações de compliance, colaboradores e empresas podem mudar este cenário e transformar a utilização das restituições. É insustentável que as corporações continuem perdendo 8% do faturamento em desvios por parte dos empregados.

O que é compliance?

Compliance é uma palavra de origem inglesa que se tornou comum nos vocabulários corporativos e recebe cada vez mais destaque. A palavra significa literalmente “obedecer, estar de acordo com” e tem a ver com aspectos de governança da companhia e impacta positivamente na saúde financeira de todos os departamentos.

Por exemplo,  políticas de redução de gastos, investimentos inteligentes e o cumprimento rigoroso das regras ao solicitar reembolsos corretamente, compõem execuções de compliance.

O conceito é funcional tanto para o setor administrativo da corporação como para o cumprimento legal das equipes junto às necessidades da empresa. Um funcionário que não burla as regras de compensação também é um colaborador mais engajado em seguir princípios e valores positivos para o desenvolvimento do negócio.

A governança corporativa é uma ferramenta aliada para que ações estratégicas antifraude sejam completas e eficazes.

Como ocorrem as fraudes por reembolso?

Geralmente, ambientes sem a manutenção de compliance sofrem com altas ocorrências de fraudes. O setor corporativo sofre com quase ¼ dos casos em situações de reembolsos corporativos.

As situações fraudulentas mais comuns nessa categoria são:

• uso da verba para fins pessoais;

• fraudar orçamentos em viagens de negócios, utilizando para opções indevidas que a empresa não cobre durante o período;

• mentir os custos: informar um valor com acréscimo no relatório;

•  extraviar comprovantes e exigir o reembolso sem comprovação fiscal;

• mascarar despesas: ir para bares ou restaurantes para lazer e criar uma nota como se tivesse feito um encontro de negócios.

Outro fator que colabora para a incidência de fraudes é a burocracia da corporação com os relatórios de reembolso e a demora para estornar os valores.  O processo que poderia ser simples torna-se muito trabalhoso e cada etapa desnecessária aumenta as chances de desvio.

Melhores estratégias para prevenção de fraudes

1. Compliance

Como explicado acima, a política de compliance é essencial para que qualquer mudança seja válida na hora de diminuir e evitar fraudes por reembolso. Empresas que valorizam e implementam ações de compliance garantem que desafios como a prevenção das fraudes sejam superados com resultados visíveis para todas as partes.

2. Tecnologia

Para gestão inteligente de prestação de contas corporativas, a tecnologia é a principal aliada. Quando a empresa assina uma plataforma de automatização de reembolsos, todo o processo fica mais fácil de ser realizado, acompanhado e verificado pela companhia.

Deixar a inteligência artificial trabalhar pela equipe vai economizar muitas horas do tempo do time e garantir que os gastos estão dentro das políticas da companhia para serem corretamente aprovados.

Atualmente, há plataformas de ponta que integram cartões corporativos, calculam custos de viagens corporativas automaticamente e apontam alertas de segurança caso alguma coisa esteja contra a política de custos da organização.

3. Análises periódicas

Não adianta implementar as ferramentas tecnológicas e não analisar o que a plataforma oferece. As ferramentas de gestão de despesas podem oferecer dashboards em tempo real: isso significa mais atenção ao que realmente importa.

As análises periódicas servirão para observar os números e validar que a operação está funcionando adequadamente, sem prejuízos.

4. Clima & Cultura

Seguir regras e cumprir políticas de despesas não deve criar um clima organizacional pesado. Fazer a coisa certa deve fazer parte dos princípios diários da rotina de trabalho de todas as áreas e em qualquer tarefa corporativa.

A área de Recursos Humanos pode auxiliar na implementação eficaz das medidas, sem que elas afetem o clima entre empregados.

Com a aplicação de novas estratégias e medidas alinhadas com o compliance administrativo, a diminuição das fraudes será certeira e a evolução no processo de prestação de contas será nítida para colaboradores e empresas.

Investir em compliance é investir na saúde financeira de qualquer negócio.